Indledning
Rekruttering er et vigtigt element for at skabe en fantastisk arbejdsplads.
Ved at tage styring på rekrutteringsprocessen så tidligt som muligt, så gør du det nemmere at sikre en tilfredsstillende ansættelse af din kommende medarbejder.
Ved at sikre en god process, som fører til en god ansættelse, så mindsker du også byrden på kollegerne, som skal oplære og samarbejde med den nye medarbejder. Herigennem undgår du også overbebyrdelse af de medarbejdere, som får en ekstra opgave i forbindelse med rekrutteringen.
Fastlæg ansvaret for rekruttering
Det er vigtigt, at et ansvar er fastlagt for rekrutteringsprocessen, så den kan gennemføres smidigt. I mange mindre virksomheder har chefen ansvaret for rekrutteringsprocessen.
Ved at inddrage eller uddelegere processen til en kollega, som er tæt på rekrutteringsbehovet, så sikrer du, at rekrutteringsprocessen skrider frem sikkert, da kollegerne har en klar interesse i en god rekruttering
Hvis du vælger at uddelegere rekrutteringsansvaret, så giver det mening at udarbejde en standard rekrutteringsprocedure, således at du og dine medarbejdere ikke skal genopfinde den dybe tallerken hver gang.
Identificér dine behov til en jobkandidat
Hvilken jobkandidat?
Start med at afklare hvilken type jobkandidat, som du har behov for til jobbet. Du kan ikke dække stillingen, hvis du ikke ved hvad du søger efter i en jobkandidat.
Hvilke kvalifikationer og kompetencer mangler du pt. på arbejdspladsen, og som du ønsker besat med denne ansættelse? Skal du dække en eksisterende stilling 1:1, da en tidligere medarbejdere har opsagt, eller har du brug for andre kompetencer?
Hvornår er stillingen ledig?
Start rekrutteringsprocessen, så tidligt som muligt, så du har tid til at ansætte den rigtige til stillingen.
Mange virksomheder ender med en forhastet rekrutteringsproces, fordi at en medarbejder giver sin opsigelse med 1 måneds opsigelsesfrist, hvilket fører til, at arbejdsgiveren har 1 måned til at rekruttere. Dette er tæt på umuligt, hvis man indregner rekrutteringsproces, opsigelsesvarsler mv., og kan betyde, at stillingen står ubesat i en 1 måned eller mere efter den opsagte medarbejder.
Derfor er det en god idé at arbejde med at tiltrække kvalificerede medarbejdere til din virksomhed løbende via din employer branding strategi. Et godt employer brand positionerer virksomheden, som en attraktiv arbejdsplads, hvilket gør det lettere at rekruttere.
Klarlæg rekrutteringsprocessen
Har du lagt en plan for alle trinene i rekrutteringsprocessen?
Det er en god idé at fastlægge hele rekrutteringsforløbet på forhånd, så du har en en intern arbejdsplan, og kan facilitere et smidigt forløb for jobansøgerne::
- Hvornår vender du tilbage med svar til ansøgere, som skal indkaldes til samtale?
- Hvornår har du samtaler?
- Hvor mange samtaler planlægger du at afholde?
- Vil du teste jobkandidaternes evner og personlighed?
- Hvor lang tid varer hele rekrutteringsprocessen?
- Hvornår og hvordan giver du afslag til alle jobansøgerne?
Forbered jobopslaget
Der er mange ting at holde styr på når du skal lave et stillingsopslag, så du kan tiltrække den rette til stillingen.
Beskriv jobindholdet
Stillingsopslaget skal fastlægge arbejdsopgaver, kvalifikationsniveau og arbejdsforhold, så jobansøgerne får en klar idé af jobbet.
Sørg for at stillingsopslaget indeholder:
- Arbejdsopgaverne
- Krav til kvalifikationer og kompetencer
- Arbejdsstedet
- Lønkompensation og medarbejdergoder
- Angiv ansøgningsproceduren fx send din ansøgning via mail senest [dato] og angiv “jobansøgning” i emnefeltet.
Skal den kommende medarbejder samarbejde med andre kontorer eller enheder i virksomheden, så er det en god idé at få deres inputs til stillingsopslaget også.
Jobopslag (tekst)
Tekstversionen af jobopslaget udgør kernen for de fleste virksomheders rekruttering. Teksten skal bruges til at oprette jobopslag på jobportaler, LinkedIn og på din egen karriereside.
Den skriftlige version af et stillingsopslag skal gøre det nemt at overskue jobkravene for ansøgerne. Gør teksten lettere overskuelig ved at bruge:
- Brug overskrifter
- Brug punktopstilling
- Bryd teksten op, så den ikke bliver for lang.
- Brug aktive ordstillinger
- Vær klar omkring hvad stillingen indeholder
Jobopslag (video)
En video kan vise det, som gør din virksomhed til noget særligt.
En video giver dig mulighed for at vise andre sider af din virksomhed, som ikke kan illustreres på tekst. Video kan underbygge, at denne stilling er noget særligt, da din virksomhed bruger tid og ressourcer på at filme og redigere en video til denne stilling
Med en video, så kan du sætte ansigt på kommende kollegaer, samt vise rundt på arbejdspladsen. Du kan vise medarbejderens kommende skrivebord, og den lækre frokostordning, som I spiser på terrassen om sommeren. Dette giver jobkandidaterne mulighed for at visualisere en arbejdsdag i den opslåede stilling.
Der er stadig få arbejdsgivere, som bruger video, som et redskab i deres rekruttering. Video engagerer normalt bedre end tekst, og derfor bør det indtænkes i en offensiv rekrutteringsindsats.
Søg jobkandidater
Når du har færdiggjort stillingsopslaget i et fint tekstdokument, og evt. lavet en tilhørende video, så er du klar til at søge jobkandidater til stillingen.
Tjek med den HR ansvarlige om I har kvalificererde kandidater i jeres jobdatabase.
Opdatér karrieresiden på hjemmesiden, så det fremgår, at I har en ledig stilling. Sørg desuden for, at karrieresiden generelt er opdateret.
Upload jobopslaget på hjemmesiden. Hvis du har lavet en tilhørende video, så skal denne indlejres i opslaget. Brug også gerne billeder og grafik til stillingsopslaget. Du kan ligeså godt peppe opslaget lidt op, så det tiltrækker mere engagement fra læserne.
Hvis I bruger et rekrutteringssystem, så opdatér dette med den nye stilling.
Overvej at oprette jobopslaget på de relevante jobportaler. Hvis I kan få mere opmærksomhed omkring et jobopslag ved at betale for en annonceringspakke, så bør I overveje dette, så I kan tiltrække flest mulige kvalificerede ansøgere til jobbet.
LinkedIn er det største sociale medie for professionelle, og det er oplagt at annoncere den opslåede stilling via virksomhedens firmaside på LinkedIn.
Du kan også oprette stillingen på LinkedIn’s egen jobportal, hvormed at du gør jobbet søgbart på LinkedIn.
Send en nyhed til de jobkandidater, som har tilmeldt sig virksomhedens ‘jobalarm’. Alternativt kan du sende en nyhed ud via dit nyhedsbrev til partnere og kunder, hvilket naturligvis lige skal vendes med den markedsføringsansvarlige først
Kig på din målgruppe til den opslåede stilling, og afklar om jobbet skal annonceres på andre sociale medier eller branchespecifikke hjemmesider, magasiner eller platforme.
Hvis stillingen er meget vigtig for din virksomhed, så bør du have en annonceringsstrategi, så du når flest mulig med dit stillingsopslag.
Dine medarbejdere skal også bruge en ny kollega, så gør det nemt for dem at dele stillingsopslaget på LinkedIn, via mail, mv. Informér medarbejderne om hvilken profil, som I søger til stillingen, og gør medarbejderne opmærksom på hvordan, at de kan hjælpe med at sprede ordet.
Dine medarbejdere har engang været på skolebænken eller tidligere arbejdet hos en konkurrent, så derfor er det sandsynligt, at de kender din næste medarbejder. Spørg dine medarbejdere direkte om de kender nogen, som kunne være interessante til stillingen, og bed dem kontakte vedkommende.
Nogle få jobansøgere kommer til at kontakte dig omkring jobbet. Lige netop disse medarbejdere viser en særlig interesse, og er derfor allerede i den gode ende af ansøgerfeltet, da de udviser initiativ. Sørg for at vende tilbage til dem hurtigst muligt med svar på deres spørgsmål via mail eller telefon, så du ikke afskrækker dem fra at søge.
Det er sjældent populært at foreslå ‘konsulenter’, som en mulighed, men det er ofte en god mulighed. De er eksperter i rekruttering, og de kan hjælpe dig med at finde den rigtige medarbejder til jobbet, og så kan du bruge mere tid på andre opgaver.
Tjek ind på rekrutteringskampagnen
Når stillingsopslaget er ude, og du endnu ikke har fundet en jobkandidat, så er det vigtigt at tjekke ind på kampagnen for at sikre dig, at alting fungerer.
Hvis I ikke modtager nok ansøgninger, så kan du overveje at trykke på speederen ved at øge budgettet til annoncering på LinkedIn, medier, platforme, mv.
Næste skridt
Når du har modtaget en masse jobansøgninger, så starter næste skridt i rekrutteringsprocessen. Tiden mellem ansøgningsfrist og valg af den endelig kandidat til jobbet skal køres effektivt, og i et kort tidsrum, så du ikke mister kandidaternes interesse og tålmodighed.
- Start med at udvælge jobkandidater til 1. samtale.
- Afklar hvilke medarbejdere der skal deltage til samtaler internt i virksomheden, samt hvordan interviewet skal forløbe.
- Kontakt kandidaterne og book en samtale.
- Afhold 1. jobsamtale.
- Evaluer samtalerne ud fra kriterierne i stillingsopslaget og jeres fornemmelse af kandidaten under interviewet.
- Gentag ovenstående, hvis I ønsker flere samtaler.
- Udvælg en kandidat til jobbet
- Kontakt kandidaten med et jobtilbud og forhandel jobvilkårene.
- Giv et fantastisk afslag til samtlige ansøgere, som valgte at søge jobbet.
- Onboarding af den nye medarbejder.
Konklusion
Rekruttering er et håndværk, og en opgave, som har en kortvarig og langvarig strategisk betydning for din virksomhed.
Derfor bør du konstant have fokus på kommende behov i din virksomhed, samt arbejde på at smidiggøre overgangene til nye eller flere medarbejdere, så du ikke mangler arbejdskraft i en eller flere måneder til stor ulempe for kunder og kolleger.
Det er her, at håndværket kommer ind, da du kan gøre en forskel ved at forberede din rekruttering i god tid.